Arquivista da Unirio desenvolve aplicativo TTDD-meio, que busca auxiliar na aplicação da temporalidade e na destinação de documentos da administração pública. O aplicativo já se encontra disponível para download em celulares com o sistema operacional Android, é de fácil navegação, sem anúncios e propagandas, além de poder ser usado offline.
Para mais informações, acesse a notícia na íntegra.
Os participantes do VI Encontro Nacional de Arquivistas da Instituições Federais de Ensino Superior - ENARQUIFES, podem baixar os certificados de participação no site do evento.
A revista Acervo torna pública a chamada para o dossiê “Usos e usuários de arquivo”. O dossiê será dedicado à análise dos usos e usuários de arquivos produzida no dia a dia das instituições arquivísticas, seja por seus pesquisadores, seja por outros estudiosos, como resultados de seus trabalhos acadêmicos.
Servidores não devem utilizar contas pessoais de e-mail para tratar de assuntos institucionais
Em ofício publicado nesta quarta-feira (05/06), a Secretaria de Tecnologia e Informação (SeTI) por meio do Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq) reforçam a importância do uso do e-mail institucional pelos servidores da instituição. As unidades responsáveis verificaram desconformidade com a legislação brasileira na realização de atos administrativos formalizados com uso de contas pessoais de e-mail. Verificaram também que muitos servidores usam suas contas pessoais (no domínio @Yahoo, @hotmail ou @gmail) para comunicar atos inerentes ao desempenho de seu cargo ou função na universidade.
Observou-se, ainda, unidades e órgãos utilizando contas de e-mail pessoais criadas com o nome de unidades e programas sem o padrão @ufg.br. O Cidarq e a SeTI solicitam que não sejam utilizadas contas pessoais de e-mail para tratar de assuntos institucionais e que os servidores substituam as contas pessoais em nome da unidade pelos endereços dos grupos de e-mail.
Os Diretores de Unidades Acadêmicas, Unidades Acadêmicas Especiais e Órgãos da UFG devem solicitar ao Cercomp, via GLPI, a criação dos grupos de e-mail para as unidades que não possuem grupos cadastrados. Os servidores que nunca utilizaram e-mail institucional devem acessar o portal UFGNET para ativar a conta de e-mail institucional. Clique aqui para ler o ofício.
Fonte: https://www.ufg.br/n/117205-seti-e-cidarq-reforcam-importancia-do-uso-do-e-mail-institucional
No ano de 2018 foram adotadas ações para aperfeiçoar o uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito da UFG e para medir o impacto da implantação do sistema nas rotinas administrativas da universidade, como a continuação de parcerias para capacitação de servidores (DAD/UFG) e divulgação de conteúdos para o uso correto da ferramenta de processo eletrônico (SeCom/UFG).
Em parceria com o Centro de Recursos Computacionais (Cercomp) disponibilizamos o Painel de Gestão do SEI, que traz informações estatísticas sobre a produção e tramitação de processos na universidade. Esse painel é uma excelente ferramenta de gestão que possibilita orientar a tomada de decisão da gestão e das unidades sobre a otimização de suas rotinas de trabalho.
Outra ação exitosa foi a disponibilização do módulo de Peticionamento Eletrônico, que proporcionou maior eficiência no andamento de processos do Centro de Gestão Acadêmica (CGA) de Goiânia e das seccionais do CGA nas Regionais de Catalão, Goiás e Jataí. Esse módulo atende o Decreto 8.638/2016 que instituiu a Política de Governança Digital, pois permite que os estudantes de graduação autue processos de forma remota em ambiente web sem interferência de um servidor, caracterizando no autosserviço, que naturalmente traz maior comodidade e celeridade aos serviços solicitados/executados.
Mais uma melhoria foi a disponibilização da ferramenta de Publicações Eletrônicas, utilizada como Boletim de Serviço Eletrônico do SEI e que possibilita dar publicidade aos documentos produzidos pela instituição, que exigem publicação apenas em Boletins Internos. Para os casos de documentos que precisam ser publicados no Diário Oficial da União, a ferramenta pode ser utilizada para ampliar a publicidade, mas não dispensa a publicação no veículo competente. As unidades que produzem documentos (portarias, editais, orientações, instruções, etc) que necessitam ser publicizados internamente devem utilizar o Boletim de Serviço Eletrônico do SEI.
A Secretaria de Órgãos Colegiados (SOC) foi outra parceria afortunada na realização do projeto para aperfeiçoamento das reuniões dos órgãos colegiados, com o objetivo de que documentos como atas e lista de presença incluídos no processo sejam produzidos eletronicamente (nato-digitais), dispensando a necessidade de digitalização e preservação permanente dos correspondentes físicos, caso produzidos convencionalmente. Em breve, será publicado informativo para os demais Conselhos e Câmaras da Universidade para que adotem tal prática.
Juntamente com a Pró-Reitora de Pós-Graduação (PRPG), Instituto de Física (IF) e Faculdade de Letras (FL) realizamos o teste piloto para inclusão de processos de nomeação de banca de qualificação e defesa de mestrado e doutorado pelo SEI.
Em conjunto com o Gabinete da Reitoria (GR), realizamos o piloto para inclusão de ofícios e memorandos no SEI. Com a publicação do novo Manual de Redação da Presidência da República, houve a unificação dos termos para as espécies documentais do padrão ofício (aviso, ofício e memorando), passando a ser adotado apenas o termo ofício para os três casos. O uso de ofícios eletrônicos na Universidade de acordo com o Manual de Redação da Presidência será iniciado em 18 de março de 2019. Visando orientar o uso correto antes da data mencionada será publicada e disponibilizada Orientação Normativa Cidarq nº 03 e um manual no estilo Procedimento Operacional Padrão (POP) para orientar os servidores da UFG.
Também será disponibilizado os tipos de documento (Instrução Normativa) para uso de Conselhos e Colegiados e (Orientação Normativa) para uso de órgãos administrativos, complementares e suplementares que utilizavam os memorandos para expedir orientações de uso de algum sistema ou detalhamento de algum procedimento previsto em legislação superior.
Por fim, iniciaremos a realização do levantamento da situação atual dos arquivos físicos das unidades e órgãos da UFG como parte do planejamento e da implementação da Rede de Arquivos e Protocolos Setoriais. Ainda no mês de março de 2019 repassaremos aos diretores orientações de como formalizar demandas de atendimento ao Cidarq.
Desta forma a SetI e o Cidarq buscam evoluir o uso do SEI para servidores e colaboradores contribuindo na melhoria de rotinas administrativas na UFG."
Ofício em meio eletrônico faz parte do projeto UFG Virtual.
No dia 13 de novembro de 2017, aconteceu a abertura da exposição ''...E o Desastre Radioativo de Goiânia se Revela: Narrativas e Memórias Jornalísticas''. O evento contou com a presença do reitor da Universidade Federal de Goiás, Professor Orlando Afonso Valle do Amaral, da Diretora do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, Heloísa Esser dos Reis e da curadora da exposição, a antropóloga Telma Camargo da Silva. Também se fizeram presentes representantes do judiciário; dos governos estadual e municipal; da Associação das Vítimas do Césio-137 e da Associação dos Contaminados, Irradiados e Expostos ao Césio 137. O evento contou ainda com a realização da mesa-redonda que discutiu a atuação da imprensa na cobertura, em 1987, do desastre com o Césio - 137, dentre os convidados estavam Cesar Luiz V. Nei Clara Lima, Suely Lina, Mirian Tomé,Telma Camargo da Silva, Cileide Alves, Washington Novaes e Jadir Andrade. As falas aconteceram no auditório da Academia Goiana De Letras e seguiu com a abertura na Casa da Memória da Justiça Federal de Goiás.
Imagens: Flávio Diniz
A Rede de Arquivos e Protocolos Setoriais da UFG será formada por membros representantes de todas as unidades e órgãos indicados por seus dirigentes.
Os membros da Rede planejarão ações que visam resolver questões referentes aos arquivos físicos e digitais das unidades e órgãos de forma participativa e colaborativa. A Rede também promoverá a gestão de documentos em todas as unidades e órgãos, obedecendo ao que expressa o Manual de Gestão de Documentos da UFG, lançado em 20/09/2017.
As primeiras reuniões serão agendadas para o mês de agosto de 2018. Para a execução do planejamento, os membros da Rede se dividirão em subgrupos de acordo com a característica da atividade, da abrangência e da proximidade das unidades e órgãos.
O membro escolhido pela unidade ou órgão para integrar a Rede de Arquivos e Protocolos Setoriais deverá ser servidor efetivo. No processo de escolha deverão ser observados os seguintes requisitos preferenciais:
O Cidarq solicita que os membros representantes sejam indicados pelos dirigentes das pró-reitorias, regionais, unidades e órgãos, em conformidade com o que estabelece o documento expedido pelo Cidarq, até o dia 03/08/2018, para o endereço eletrônico rede.cidarq@ufg.br
As inscrições, para o curso Curso Procedimentos da Gestão Documental na UFG promovido pelo Cidarq em parceria com a Diretoria de Acompanhamento e Desenvolvimento de Pessoas (DAD), estão abertas e será realizado entre os dias 04/09 e 04/10 e recomenda-se que todos os servidores indicados façam sua inscrição e participem do curso.
Comitê Nacional dos Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior (CNIFES) realiza lançamento do novo portal da Rede Nacional de Arquivistas das IFES.